Javni razpis za spodbujanje procesnih izboljšav podjetij v letu 2017 – 2018 (Procesne izboljšave 2017-2018) »PRIZ 17-18«
Podjetje Data, d.o.o., je uspešno kandidiralo na javnem razpisu za spodbujanje procesnih izboljšav podjetij v letih 2017 in 2018. Naložbo sofinancirata Republika Slovenija (Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo) in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj.
Javni razpis se izvaja v okviru Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014 – 2020, prednostne osi Dinamično in konkurenčno podjetništvo za zeleno gospodarsko rast; prednostne naložbe: Spodbujanje podjetništva, zlasti z enostavnejšim izkoriščanjem novih idej v gospodarstvu in pospeševanjem ustanavljanja novih podjetij, tudi prek podjetniških inkubatorjev; specifičnega cilja: Povečanje dodane vrednosti MSP.
Razpis omogoča uvedbo dokumentnega sistema DocuWare
Namen razpisa je avtomatizacija dokumentacije v podjetju Data, d.o.o., z novim dokumentnim sistemom DocuWare. Avtomatizacija bo omogočila boljši dostop do dokumentov in znižala stroške tiska. Sistem DocuWare bo omogočil predvsem avtomatsko knjiženje računovodskih dokumentov.
Avtomatizirali bomo tudi:
– sprejem klasične pošte na vložišču,
– sprejem in prepošiljanje pošte za stranke, ki imajo na našem naslovu virtualni sedež,
– evidenco pogodb s poslovnimi partnerji.
Nižji stroški, boljša izkoriščenost virov
Z realizacijo projekta in uvedbo dokumentnega sistema bomo omogočili določanje pravic dostopov do centralnega arhiva dokumentov in jih integrirali v obstoječe procese. Podjetje bo lahko po izvedeni operaciji zbiralo podatke iz različnih virov preko celotne organizacije ter jih nato centralizirano shranjevalo.
Operacija bo zajela vsa štiri področja delovanja podjetja:
- računovodski servis,
- podjetniški oddelek,
- oddelek spleltnega marketinga in
- R&R in projektni oddelek.
Po zaslugi uvedbe novega sistema bomo znižali stroške kreiranja, distribucije in shranjevanja dokumentov, izboljšali bomo komunikacijo in dostop do informacij v podjetju ter sinhronizirali ravnanje s klasično pošto. Tako se bo optimizirala izkoriščenost delovnega časa, saj bo avtomatiziran marsikateri proces, ki ga zdaj zaposleni izvajajo ročno.
Pričakujemo pomembne prihranke tako pri stroških tiska (v podjetju vsako leto natisnemo 285.408 strani) in pošte, kot tudi energetsko učinkovitost in predvsem eliminiranje nepotrebnih faz v procesu dela in posledično povečanje produktivnosti dela. V podjetju se bo povečala tudi varnost, saj bo novi sistem omogočil hitrejšo obnovo dokumentnega sistema v primeru nesreč (požari, poplave…).
Vsi navedeni učinki bodo posredno vplivali na izboljšanje produktivnosti, torej tudi na večjo dolgoročno konkurenčnost podjetja.
Hkrati je ta investicija v digitalno infrastrukturo za podjetje Data, d.o.o., velik korak v smeri industrije 4.0. Poleg same investicije v digitalno infrastrukturo namreč načrtujemo tudi izobraževanje in usposabljanje zaposlenih ter spreminjanje miselnih vzorcev, pa tudi promocijo te dobre prakse med strankami in poslovnimi partnerji.