Pisarniška storitev Office 365 vsebuje številne novosti, ki bistveno olajšajo delo sistemskim administratorjem in podjetnikom, ki ne zaposlujejo tehničnih kadrov. Hkrati omogoča manjšim podjetjem rabo programskih rešitev, ki so bile doslej nekoliko bolj zapletene za namestitev in so jih uporabljala predvsem večja, s tehničnimi kadri dobro usposobljena podjetja.
Analiza stanja in potreb
Pred selitvijo analizirajte stanje v podjetju in izdelajte kompakten načrt selitve, pri tem pa upoštevajte napotke, ki jih navajamo v nadaljevanju. Predvsem podrobno popišite potrebe podjetja – koliko uporabnikov bo uporabljalo pisarniški oblak Office 365, koliko prostora na diskih potrebujete za udobno delo, ali imate dovolj hitro internetno povezavo in koliko trenutno plačujete za različne storitve in programske licence, ki bodo potem združene v Office 365 in zato tudi cenejše.
Selitev poslovnega okolja v oblak
Pri selitvi delovnega okolja v Microsoftov pisarniški storitveni oblak je prehod treba načrtovati. Že vnaprej pa je dobro vedeti, da za rešitve v oblaku skrbi ogromno število vrhunsko usposobljenih strokovnjakov, ki sproti izboljšujejo varnost, povečujejo zmogljivost in skrbijo za zadovoljstvo uporabnikov. Podjetju samemu tako ni več treba skrbeti za izdelavo varnostnih kopij, selitev datotek in elektronske pošte ter drugih orodij v oblak pa je izjemno enostavna.
Preizkusna selitev
Načeloma poteka selitev delovnega okolja v Office 365 enostavno. V večjih podjetjih je smiselno najprej preizkusiti preseliti nekaj uporabnikov za namen testiranja storitve in se šele potem, ko ste prepričani, da je vse v redu, odločite za selitev vseh uporabnikov. V ta namen vam je na voljo tudi preizkusna različica Office 365 Trial – tako se lahko o kakovosti prepričate še preden se dejansko odločite za ta pomemben korak v vašem poslovanju.
Aktiviranje licenc
Najprej morate opraviti kratek popis in ugotoviti, koliko licenc za pisarniško storitev Office 365 potrebujete ter se odločiti, ali želite v oblaku zakupiti tudi strežnik imenika AD (Active Directory) za upravljanje imenikov in s tem povezanih varnostnih mehanizmov v podjetju, ali ne. Dodajanje novih uporabnikov je v administracijskem vmesniku enostavno in za to ne potrebujete naprednih tehničnih znanj. Pri vsakem uporabniku izberete, ali bo le uporabnik, ali tudi administrator, in še, katere storitve oziroma programe lahko uporablja – lahko mu omogočite, da si zbirko Office prenese na svoj sistem in jo namesti lokalno, ali pa ga omejite na rabo pisarniške zbirke preko spletnega vmesnika, določite mu tudi rabo komunikacijskih storitev Lync Online, SharePoint Online in ExchangeOnline, ki mu omogočijo sourejanje datotek in spletnega mesta ter skupno rabo koledarjev, imenikov in napredne e-poštne funkcije.
Selitev elektronske pošte
Sledi selitev podatkov elektronske pošte v storitveni oblak. Podstran za selitev elektronske pošte vsebuje napredne rešitve za enostavno selitev elektronske pošte in podatkov iz obstoječih strežnikov Exchange.
Selitev datotek v strežnike
Pred selitvijo datotek v oblak, bodisi v skupni delovni prostor strežnika za sodelovanje SharePoint, ali v osebne mape SkyDrive oziroma skupne delovne mape v oblaku SkyDrive Pro, je smiselno načrtovati politiko podjetja glede prostora, ki ga bo namenilo uporabniškim osebnim mapam. Hkrati je na voljo razmislek, ali podjetje vendarle želi namestiti krajevni strežnik SharePoint zaradi zagotavljanja najvišjih hitrosti pri dostopanju do datotek in sodelovanju, ali pa so vzpostavljene zadovoljivo hitre internetne povezave, da bo podjetje delovne dokumente in datoteke shranjevalo kar v oblak.
Preusmeritev fokusa sistemskih administratorjev
Pomemben vidik prehoda v pisarniški storitveni oblak je tudi dejstvo, da se bodo sistemski administratorji v bodoče manj časa ukvarjali s tehničnimi težavami na področju programske opreme v podjetju, saj bo del bremena odpadel na administratorje, ki skrbijo za Microsoftov oblak. Tako se bodo lahko tehnični kadri v podjetju začeli dejansko ukvarjati z optimizacijo in digitalizacijo delovnih procesov, ne pa več toliko s tem, kdo ima zapolnjen e-poštni predal, komu zmanjkuje prostora na diskih in podobno.
Po uspešni migraciji
Učinki migracije bodo raznoliki, predvsem pa boste po tem zagotovo deležni sledečih koristi:
- Optimizacije stroškov glede števila licenc programske opreme, ki jih uporabljate.
- Manj opravka s sistemsko administracijo.
- Manj dela z nadgradnjami programske opreme.
- Povečana mobilnost zaposlenih in enostavnejša raba datotek kjerkoli in kadarkoli.
- Enostavnejši načini videokonferenc, govorne in pisne komunikacije preko spleta.
- Več možnosti optimizacije delovnih procesov.
- Boljša prilagodljivost delovne sile.
- Večja varnost podatkov in manj dela z izdelavo varnostnih kopij.
- Enostavnejši, sprotni model plačevanja licenc.
- Enostavnejše povečevanje/zmanjševanje števila licenc.
Vir: Mobilen365.si
Sodelujte v raziskavi o uporabi sodobne tehnologije in si prislužite brezžično miško!
[wpsr_facebook type=”send” showfaces=”0″ width=”150″]