Poslovni sestanek in umetnost določitve pravega časa trajanja le-teh
Poslovni sestanek – se sprašujete, kako organizirati učinkovitega? Pogosto se zgodi, da v podjetjih sestanki trajajo predolgo, niso zanimivi, udeleženci pa se jim ne posvetijo dovolj. Beseda na njih steče tudi o temah, ki v dani situaciji niso pomembne in samo kradejo dragocen čas. Po vrhu vsega pa na njih dobijo udeleženci še dodatne dolžnosti, ki jih bodo morali opraviti.
Da bo poslovni sestanek zanimiv in koristen…
A vsak poslovni sestanek je lahko tudi zanimiv in koristen. Pravilna organizacija sestanka zahteva od organizatorjev nekaj več truda, vendar lahko rezultat povrne časovni vložek načrtovanja in organizacije.
Na spletni strani Entrepreneur.com so pripravili devet napotkov, s katerimi si lahko pomagate pri organizaciji poslovnih sestankov.
Povprečna zaposlena oseba se namreč udeleži 62 sestankov mesečno. Polovico teh sestankov označujejo za izgubo časa. Vsak zaposleni, ki sodeluje na teh sestankih, izgubi 31 delovnih ur, ki bi jih lahko uporabil na boljši način. Samo v ZDA podjetniki letno za poslovne sestanke v podjetjih izgubijo približno 34 milijard evrov.
PRIJAVITE SE NA SEMINAR ZASLUŽI DENAR S SVOJIM HOBIJEM ALI IDEJO!
1. Poslovni sestanek potrebuje svoj program.
Vaši sestanki bodo tekli veliko bolj gladko in hitreje, če bodo vsi prisotni že vnaprej vedeli, kako bo sestanek okvirno potekal. Vnaprej pripravite program sestanka in ga razpošljite vsem, ki bodo na sestanku prisotni.
2. Vodja in poslovni sestanek.
Izberite vodjo, ki bo poskrbel, da poslovni sestanek ne bo ušel izpod nadzora in da se bo govorilo le o relevantnih temah. Za vodjo izberite nekoga, ki ga imajo udeleženci sestanka radi in ga spoštujejo.
Preberite tudi: Kdaj v pokoj?
3. Izognite se uporabi elektronski naprav, ko poteka poslovni sestanek.
Mobilniki, tablice, elektronska pošta so moteči dejavniki, ki bodo vam in vašim zaposlenim odvrnili pozornost od sestanka. Na sestanku bodite vsi zbrani in izpeljite sestanek kar se da hitro do konca. Tako vam bo ostalo več časa, da se kasneje posvetite svojim elektronskim napravam ali kateri drugi dejavnosti.
[seminar id=”75343″ txt=”Ves čas uporabljate elektronske komunikacije, a se še niste seznanil, kako bi z njimi dosegli večji krog ljudi? Facebook ponuja učinkovit način oglaševanja, ki ga lahko izkoristijo tudi majhna podjetja in podjetniki.”]
Kako se izpolni UPN plačilni nalog?
4. Poslovni sestane za največ štiri do sedem ljudi.
Sestanki, na katere je povabljenih preveč ljudi, niso kakovostni. Če je mogoče, povabite na sestanke le ljudi, ki bodo na njem koristni, ali pa morajo biti prisotni zato, da se seznanijo z novostmi.
5. Bodite točni kot švicarska ura.
Če vaši zaposleni vedno zamujajo na sestanke, spremenite ure sestankov. Bodite izvirni in poskusite s sporočiti zaposlenim zelo specifične ure sestanka. Na primer – sestanek se bo začel ob 9.23 in bo trajal do 9.44. Zaradi vaše natančnosti bodo vaši zaposleni radovedni in se bodo sestanke udeležili ob dogovorjeni uri.
Prevoz na delo in povračilo stroškov po novi Uredbi
6. Nepotreben poslovni sestanek – ve
Z nepotrebnimi sestanki boste izgubljali čas in energijo. Preden organizirate poslovni sestanek, dobro premislite, ali je res potreben ali pa bi lahko o vsebini sestanka svoje zaposlene obvestite kar preko elektronske pošte.
[seminar id=”70578″ txt=”Vas zanima, kako bi lahko na najboljši način oglaševali vaše podjetje? Družbena omrežja so odgovor na vaša vprašanja. Na seminarju vam predstavimo, katera družbena omrežja so najboljša možnost za dejavnost, ki jo opravljate. “]
7. Poslovni sestanek organizirajte na prostem.
Če je mogoče, se izognite klasičnim, formalnim sestankom. Ko na sestanku ne potrebujete dodatnih gradiv ali predstavitev, lahko slednjega izvedete v naravi. S svojimi zaposlenimi lahko sestanek izvedete tudi individualno v bližnji kavarni, kjer bo vzdušje manj formalno.
Preberite tudi: Kdaj v pokoj?
8. Poslovni sestanek je kratek, a jedrnati.
Zaposleni se bodo lažje osredotočili, če bodo sestanki, ki jih pripravljate, kratki. Če boste na sestanku zmanjšali nepotrebne pogovore, boste lažje in hitreje opravili obveznosti. Najučinkovitejši so sestanki, ki trajajo največ eno uro. Ta čas naj bi bili namreč dovolj osredotočeni, da opravimo čim več.
Želim se prijaviti na e-novice
9. Poslovni sestanek je v zadnjih 10 minutah namenjen povzetku vsebine.
Ob koncu poslovnega sestanka je vaša naloga, da preverite, ali so vsi razumeli namen sestanka in kakšne zadolžitve so dobili. Desetminutni povzetek bo zaposlene opomnil, katere zadolžitve so dobili.
VIR: Entrepreneur.com