Vodenje evidenc – obetajo se spremembe
Vodenje evidenc prisotnosti delavcev bo najverjetneje doživelo spremembe. Ministrstvo za delo je pripravilo zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-1). Predlog med drugim na novo opredeljuje pojem delavca ter predvideva podrobnejše (elektronsko) vodenje evidenc o izrabi delovnega časa.
Ustanovitev d.o.o. – DATA točka je rešitev!
Vodenje evidenc prisotnosti – do zdaj »štempljanje« ni (bilo) obvezno
Trenutno še velja, da se lahko vodenje evidenc prisotnosti opravlja »ročno«. Za vsakega zaposlenega lahko delodajalci na primer obkljukajo navzočnost delavca na delovnem mestu ter, da je na primer opravil osem ur dela na dan. Po predlogu zakona pa bo obvezno vodenje evidenc v elektronski obliki. To bi pomenilo, da bi bilo »štempljanje« obvezno. Registriranje bo obvezno ob prihodu in odhodu delavca, ob odmoru med delovnim časom ipd. Ministrstvo bo do 27.8.2022 sprejemalo pripombe in predloge k zakonu – te lahko oddate prek e-Uprave. Zatem bo morala, pred obravnavo v državnem zboru, predlog zakona potrditi še vlada. Namen tega zakona je preprečevanje zlorab delodajalcev, ki recimo, delavcem ne izplačujejo nadur, čeprav jih ti opravijo. Ali pa delodajalci ne upoštevajo pravice do počitka. Elektronsko vodenje evidenc prisotnosti bi naj takšne zlorabe preprečilo.
Informativno si izračunajte vašo plačo!
Delovni čas in vodenje evidenc urejata ZEPDSV in ZDR-1
Področje delovnega časa in evidenc, ki jih mora delodajalec imeti, urejata zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) in zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Ta je začel veljati leta 2006 in se od takrat ni spreminjal. Inšpektorat za delo sicer že več časa opozarja, da je vodenje evidenc oz. evidence o izrabi delovnega časa med bolj problematičnimi. Na tem področju se namreč zaznava precej kršitev.
Preberite tudi – Kilometrina 2022, kaj je drugače?
Preberite še – Dodatek do minimalne plače, kdaj se izplača?
Elektronsko evidentiranje imajo večja podjetja že urejeno
Velika podjetja ter tudi veliko srednjih ima evidentiranje prihodov, odmorov in odhodov zaposlenih že urejeno elektronsko. Pogovorno gre za »štemplanje«. Manjša podjetja pa za vodenje evidenc prihodov, odmorov in odhodov večinoma skrbijo sama.
Preberite tudi – Odsotnosti z dela, katere so poleg dopusta?
Spreminja se tudi definicija delavca
Predlog zakona nekoliko drugače tudi opredeljuje definicijo delavca. Za delavca se ne bodo šteli le delavci, ki delajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ampak tudi delavci, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu. A pod pogojem, da ga opravlja osebno ter je vključen v delovni proces delodajalca ali večinoma uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca. To bi torej pomenilo, da bo vodenje evidenc obvezno ne le za redno zaposlene, ampak tudi za študentsko delo, delo na podlagi avtorske oz. podjemne pogodbe, delo poslovodne osebe, ki ni v delovnem razmerju ipd.
Odpreti s.p. ali d.o.o.? Kakšne so razlike?
Vodenje evidenc – kaj bo treba beležiti?
Trenutno zakon delodajalcem nalaga, da v okviru zahtevanih podatkov v zvezi z evidenco o izrabi delovnega časa navedejo le podatek o število opravljenih ur, ne pa na primer tudi podatka o začetku oz. koncu dnevnega delovnega časa. Predlog zakona glede vodenja evidenc o izrabi delovnega časa predvideva vpisovanje naslednjih podatkov:
- čas prihoda in odhoda delavca na delo in z dela;
- izraba in obseg odmora med delovnim časom;
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, izmensko, praznično delo, delo v deljenem delovniku, druge oblike razporeditve delovnega časa);
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času;
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oz. letu.
»Popoldanca« lahko odprete ob redni zaposlitvi!
Ne le elektronsko vodenje evidenc, tudi mesečno obveščanje delavcev o opravljenih urah!
Obvezno elektronsko vodenje evidenc bi naj zagotovilo boljšo verodostojnost te evidence, hkrati pa bo predstavljala podlago za učinkovitejših inšpekcijski nadzor. Prav tako se bodo morali beležiti vsi posegi v evidenco. To pomeni, da bo naknadna sprememba podatka vsebovala tudi razlog in čas vpisa spremembe. Po predlogu zakonu bodo morali delodajalci poleg pisne plačilne liste izdati tudi obvestilo, v katerem bodo navedeni podatki iz evidence o izrabi delovnega časa za prejšnji mesec. Podjetje bo moralo na sedežu podjetja oz. na kraju opravljanja dela hraniti tudi evidenco o izrabi delovnega časa. Predlog predvideva tudi globe, v kolikor vodenje evidenc ne bo v skladu s pravili (se pravi ni vodenja, hranjenja oz. posodabljanja evidenc ali delavca pisno ne bo obvestil o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa):
- za odgovorne osebe od 150 do 2.000 evrov;
- za delodajalce (pravna oseba, samostojni podjetnik oz. posameznik, ki opravlja samostojno dejavnost) od 1.500 do 20.000 evrov.
Elektronsko evidentiranje oz. elektronsko vodenje evidenc bi naj po prehodnem obdobju v veljavo dokončno stopilo leta 2025.