Virtualni sestanki so v času epidemije postali vsakdan
Virtualni sestanki pred začetkom epidemije koronavirusa niso bili stalnica v podjetjih. A to se je v zadnjih dveh letih in pol popolnoma spremenilo. Orodij, s katerimi se lahko organizirajo takšni sestanki, je več. Predstavili jih bomo nekaj ter dodali nekaj napotkov, da bodo vaši virtualni sestanki še uspešnejši.
Virtualni sestanki – kakšne so prednosti?
Izvajanje sestankov v podjetju je ena izmed najpogostejših aktivnosti komuniciranje med dvema osebama oz. več osebami. Gre za socialno interakcijo zaposlenih, ki krepi tudi pripadnost zaposlenih v podjetju. Virtualni sestanki so sicer nekoliko zahtevnejši za izpeljavo, a imajo tudi svoje prednosti – sestanki so veliko bolj dostopni, kar daje tudi priložnost tistim, ki je v živo ne bi imeli. Prisotno je tudi več komunikacije, ki prispeva k večji vključenosti vseh udeleženih. Prav tako pa se udeleženci (kljub temu, da je prek ekranov manj osebnega stika) udejstvujejo v večji meri kot v živo, saj različne platforme ponujajo različne funkcije.
Koriščenje turističnih bonov – preverite, koliko denarja vam je še ostalo
Vas zanima ustanovitev podjetja?
Virtualni sestanki – s katerimi orodji jih lahko organiziramo?
Orodij, s katerimi lahko organiziramo virtualne sestanke, vidite svoje sodelavce ali poslovne partnerje, je več. Najbolj priljubljeni so Skype, Zoom, Microsoft Teams, Viber, Google Hangouts in Webex. Pomembno jih je preizkusiti ter izbrati pravega zase.
Izbrano orodje lahko tudi preizkusite predhodno. Virtualni sestanki najverjetneje niso najboljši čas za igranje z gumbi in nastavitvami. Spletno orodje ZOOM lahko na primer preizkusite v okviru naših brezplačnih webinarjev.
PRIJAVITE SE NA SEMINAR ZASLUŽI DENAR S SVOJIM HOBIJEM ALI IDEJO!
Virtualni sestanki – pred sestankom
- pripravimo skupinsko predstavitev orodij, s katerimi bomo sestanek izvajali, saj se verjetno nekateri zaposleni prvič srečajo s platformo;
- sestanek skličemo nekaj dni prej ter udeležencem posredujemo dnevni red sestanka;
- definiramo namen in cilje sestanka;
- pošljemo vabilo – zaposleni dobijo občutek, da je sestanek za njih relevanten.
Informativni izračun za normirance
Virtualni sestanki – tik pred sestankom
- omogočimo možnost klica brez videa (slabša internetna povezava lahko povzroči težave, sogovorcem damo možnost za klic brez videa, a izpostavimo, da preferiramo video klic);
- prepričamo se, da je vaš obraz viden (klici so učinkovitejši, če udeleženci z vami vzpostavijo očesni kontakt ter sledijo vaši neverbalni komunikaciji);
- če sestanek snemate, s tem seznanite vse udeležence, saj se morajo s tem strinjati.
Prevoz na delo in povračilo stroškov po novi Uredbi
Virtualni sestanki – med sestankom
- določimo plan sestanka, držimo se urnika (zamudnikov se ne čaka);
- izogibamo se dolgih predstavitev – predstavimo zgolj ključne informacije za nadaljnjo razpravo;
- če gre za daljši sestanek, ne pozabimo na odmore – vsakih 90 minut se priporoča 10-minutni odmor;
- spodbujamo zadovoljevanje fizioloških potreb pri udeležencih;
- izpostavljamo pomen pravil – nočemo motečih dejavnikov med sestankom;
- vodja povzema pomembne informacije;
- opazujemo skupinsko dinamiko – opazujemo udeležence, ki so efektivni ter se odzivamo na tiste, ki ne funkcionirajo.
Ostanite na tekočem: Prijavite se na e-novice
Virtualni sestanki – po sestanku
- s strani udeležencev sestanka pridobimo povratno informacijo;
- posredujemo zapisnik sestanka udeležencem in tistim, ki so mogoče manjkali ter jih opomnimo na dogovore, ki smo jih sklenili med sestankom.