Za svoje dejavnosti mora podjetje voditi precej različnih evidenc. Najpomembnejša je zagotovo materialno knjigovodstvo, ki pa je lahko finančno in kosovno (npr. začimbe in vijaki so finančno, steklenička soka in akumulator pa kosovno). Podjetje mora zagotoviti evidenco iz katere bo strokovna oseba lahko razbrala nabavo in porabo materiala ter seveda stanje zalog.
V današnjem času večina podjetij vodi svoje materialno knjigovodstvo s pomočjo računalniških programov v katerih imajo tudi blagajn,o ki jo potrebujejo za gotovinsko poslovanje s strankami.
Popisi zalog so obvezni skladno s slovenskimi računovodskimi standardi najmanj 1-krat letno, kar pa ne pomeni, da je to obvezno datum 31.12.. Gre za to, da morajo podjetja, ki delajo z materialom ali blagom najmanj 1-krat na leto uskladiti knjigovodsko stanje z realnim. Popis živil in hrane v obratih, kjer jo pripravljajo (restavracije bistroji ..) pa je obvezen 1-krat mesečno.
Podjetje mora za pripravo letnih računovodskih izkazov sporočiti stanje zalog materiala na dan 31.12. in sicer po nabavnih cenah, da lahko računovodja pravilno razknjiži stroške materiala in prikaže vrednost zaloge v bilanci stanja ter seveda knjiži morebitne viške ali manjke ugotovljene pri popisu.
Podobno velja tudi za blagovno knjigovodstvo – skladno s Zakonom o trgovini mora podjetje zagotoviti pregledno evidenco o nabavi in prodaji blaga (kosovno) ter stanju zalog v določenem trenutku (ob zaključku poslovnega leta oz. ob morebitnem nadzoru tržne ali davčne inšpekcije).
Pripravila Sabina Dimnik, DATA