Vendar tega mladi podjetnik ne ve. Zatorej ni presenečenje, da v računovodstvu ne vidi posebne koristi, ampak ga smatra kot nepotrebno ‘zlo’, ki ga je zakonodajalec uveljavil zgolj zato, da bi žrl njegov proračun. Ker v njegovih očeh računovodstvo nima posebne koristi, ga z zanosom servira v roke najcenejšemu ponudniku računovodskih storitev ali še huje prijazni in najcenejši ‘mamki’, ki z veseljem ob pokojnini kaj ob strani zasluži ali uka željni sestri, ker je v šoli poslušala snov iz računovodstva. Takšne in podobne ideje si iz glave izbriše šele ob prvem obisku davčnega inšpektorja, v kolikor ga le ta ni postavil na kant.
Komu torej zaupati računovodstvo / knjigovodstvo?
Strokoven in sposoben računovodski servis lahko podjetniku prihrani veliko denarja, četudi je dražji. Zaradi dobrega strokovnega znanja poznavanja zakonodaje in iz nje izhajajočih danih možnosti, lahko dober računovodja podjetniku naložbo vanj tisočkrat povrne, kakor mu lahko na drugi strani amaterski računovodja, cenovno ugodno naložbo, spremeni v velikansko katastrofo oziroma nepotrebno denarno kazen.
Žal lahko na slovenskem trgu računovodski servis odpre vsakdo, ki si to zaželi brez dokazil o strokovni usposobljenosti in brez ustrezne informacijske podpore. Kdor hoče v Sloveniji izdelovati cvetlične venčke mora dokazati svoje znanje in na Obrtni zbornici pridobiti mojstrski naziv, kdor pa se hoče igrati s knjigami in usodami podjetnikov, ta ne potrebuje nobenega dokazila. Sporočilo je jasno; če vas že računovodja pokoplje, naj bodo vsaj venci lepi.
Za napako računovodskega servisa odgovarja podjetnik sam. Inšpektor ga za napako kaznuje z denarno kaznijo in (ali) doplačilom davka z zamudnimi obrestmi. Medtem ko bo podjetnik ‘nasankal’, bo lahko tisti računovodski servis, ki je storil napako mirne duše in brez kazni nestrokovno delo nadaljeval. Sicer lahko podjetnik proti računovodskemu servisi vloži tožbo v kateri mora napako dokazati, vendar je sodna praksa na tem področju pri nas zelo skromna oziroma je skorajda ni. Bržkone si cenovno elastični podjetnik, ki je plačal kazen odvetnika težko privošči.
Podjetnik, ki je vsaj enkrat plačal za ‘svojo’ napako, se je naučil, da pri računovodskih storitvah cenovna elastičnost ni na mestu. Zelo pomembno je da ima računovodski servis svojo strokovno odgovornost zavarovano. V tem primeru lahko kazen in zamudne obresti krije iz zavarovalnine, medtem ko npr. doplačilo novo izračunanega davka ne. Podjetnikovo prvo vprašanje računovodji ne bi smelo biti; ‘Koliko vaša storitev stane?’, ampak:’ Kakšna je vaša izobrazba, s čim dokazujte svojo strokovnost? Kolikokrat so zaradi vaše napake plačali podjetniki? Ali sledite novi zakonodaji ali ste zavarovani?’ in podobno.
Katere so naloge računovodstva?
Računovodstvo so pravzaprav dejavnosti vrednostnega spremljanja in proučevanja pojavov, ki so povezani s poslovanjem posameznega podjetja. Ta pomembna poslovna funkcija zajema računovodsko načrtovanje in analiziranje (predračunavanje, obračunavanje, ipd.), računovodsko nadziranje ter knjigovodstvo. V mikro, majhnih in srednjih podjetjih dajejo največji poudarek prav slednjemu, saj je knjigovodstvo po zakonu obvezno, medtem ko so razna načrtovanja in analiziranja stvar ambicij in profesionalnosti posameznega podjetja.
Knjigovodstvo je sistematično in po možnosti ažurno zapisovanje nastalih poslovnih dogodkov v poslovne knjige, iz katerih se pripravi obračunska računovodska poročila, ki jih je potrebno predložiti davčnemu organu ter Agenciji Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) in so obvezna sestavina letnega poročila. S poslovnimi dogodki imamo v mislih predvsem dogajanje oziroma spremembe v sredstvih podjetja, obveznostih do virov sredstev, stroških, prihodkih, odhodkih ter ugotavljanje poslovnega izida in predelovanje podatkov v njih. Knjigovodstvo, kot tudi druge dejavnosti računovodstva, se v majhnih in srednjih podjetjih razlikujejo od enakih dejavnosti v velikih podjetjih, saj sta tako obseg kot zahtevnost pri obeh zelo različna.
Splošna pravila za knjigovodenje
Gospodarske družbe in samostojni podjetniki (v nadaljevanju podjetniki) morajo v okviru svojega računovodstva oziroma knjigovodstva voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah ter v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja.
Poslovne knjige so vezane knjige, kartoteke in podatkovne zbirke s knjiženimi poslovnimi dogodki. Z vsako izmed njih se nenazadnje izkaže pisno trditev, da je poslovni dogodek sploh nastal. Poslovne knjige morajo družbe in podjetniki voditi po sistemu dvostavnega knjigovodstva z izjemo zelo majhnih podjetnikov ter drugih fizičnih oseb, ki na trgu opravljajo pridobitno dejavnost in so vpisane v različne razvide (športniki, novinarji, kulturniki, ipd.) katerim je dovoljeno tudi enostavno knjigovodstvo ali ugotavljanje davčne osnove z upoštevanjem normiranih odhodkov v višini 25%. Slednje se splača izključno tistim podjetnikom katerih stroški iz poslovanja so nižji od 25% vseh prihodkov.
Glede na vsebino ločijo Slovenski računovodski standardi dve vrsti oziroma kategoriji poslovnih knjig; to so temeljne (obvezne) in pomožne (neobvezne) poslovne knjige. V temeljnih poslovnih knjigah kamor se uvrščata glavna knjiga in z njo povezani dnevnik zapisujemo poslovne dogodke. Ko pa se zgodi, da so le ti preobširni, s čemer bi se zameglila preglednost kontov jih po vrsti in količini zapisujemo v pomožne knjige. Najpogostejše pomožne knjige so knjige drobnega inventarja, blaga, materiala, kupcev, dobaviteljev, ipd., ki s precej podrobno specifikacijo dopolnjujejo glavne knjige. Družbe in podjetniki morajo vsako leto na podlagi svojih knjigovodskih listin pripraviti letno poročilo, nato pa podatke iz poročila poslati AJPES tri mesece po koncu koledarskega leta.
Sistemi vodenja poslovnih knjig; dvostavno in enostavno knjigovodstvo
Osnovna razlika med obema je ta, da se pri enostavnem knjigovodstvu vsak znesek zabeleži samo enkrat, pri dvostavnem knjigovodstvu pa se vsak znesek vpiše dvakrat, to je na dve mesti oz. dva konta.
Dvostavno knjigovodstvo
Podatki se v računovodstvu praviloma urejajo dvojno; to je časovno in vsebinsko. Časovno se jih ureja v dnevniku in sicer po vrstnem redu nastanka, vsebinsko pa v glavni in pomožnih knjigah. Tudi v glavni knjigi se vsak dogodek prikaže na dveh mestih. Dvostavno knjigovodstvo je za večino poslovnih subjektov obvezen sistem vodenja poslovnih knjig, poleg tega je zaradi načina evidentiranja tudi najbolj pregleden. Po sistemu dvostavnega knjigovodstva vodijo poslovne knjige vse gospodarske družbe, zavodi, društva in samostojni podjetniki, razen nekaterih izjem, ki jih predstavljamo v nadaljevanju. Predpis, ki ureja področje računovodstva v Sloveniji so Slovenski računovodski standardi (UL 118/2005 27.12.2005) od 01.01.2006 pa se lahko podjetja odločijo tudi za uporabo Mednarodnih računovodskih standardov oz. Mednarodnih standardov računovodskega poročanja.
Enostavno knjigovodstvo
Pri enostavnem knjigovodstvu se poslovni dogodki knjižijo v knjigo prihodkov in odhodkov, register osnovnih sredstev ter knjigo ostalih terjatev in obveznosti. Poleg naštetih temeljnih knjig, je potrebno voditi tudi evidenco terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev, kar je možno voditi tudi v sklopu knjige prihodkov in odhodkov ter evidenco pretoka listin med podjetjem in njegovim gospodinjstvom.
Odločitev za enostavno knjigovodstvo je v domeni samostojnih podjetnikov in drugih fizičnih oseb, ki opravljajo dejavnost in zpolnjujejo vsaj dva od navedenih treh meril: povprečno število delavcev ne presega tri, letni prihodki so nižji od 42.000 EUR ter povprečna vrednost aktive izračunana kot polovica seštevka vrednosti aktive na prvi in zadnji dan poslovnega leta ne presega 25.000 EUR. To velja tudi za podjetnike, ki začno opravljati dejavnost in v prvem poslovnem letu ne zaposlujejo povprečno več kot tri delavce. Ko podjetnik navedene kriterije preseže, mora začeti poslovne knjige voditi po načelih dvostavnega knjigovodstva. Samostojni podjetniki posamezniki morajo do konca koledarskega leta (31.12.) obvestiti svojo davčno izpostavo o izbranem načinu vodenja poslovnih knjig.